Ferias: 6 claves para elegir bien

14 Jan, 2016

Stands. El diseño y armado de un espacio en una exposición puede definir el éxito de una inversión importante. Para ello, plazos, costos, usos y objetivos deben estar alineados.

Muchas pymes, al decidir participar en una exposición, contratan a un profesional que diseñe y realice su stand, Antes de decidir a quién contratar, conviene contestarse las siguientes preguntas:

1) ¿En qué exposición conviene participar?

Hay que informarse sobre quién es convocado para asistir, pues algunas son sólo para profesionales del sector, otras para el público en general, y otras, mixtas. También saber qué otras firmas participarán y cuáles son las actividades paralelas que se ofrecen. Con toda esta información, la empresa debe definir a qué tipo de cliente quiere apuntar.

2) ¿Qué desea transmitir con ese espacio?

Antes de pedir presupuestos, debe definirse qué imagen desea comunicar a los visitantes, si va a utilizar un espacio estándar o uno hecho a medida (artesanal), qué expectativas proyecta cumplir, y qué recursos puede asignar al evento. En este punto es importante tener en cuenta que el presupuesto no debe cubrir sólo el lote y realización del stand, sino también los insumos de trabajo (alquiler de equipos, folletería y carpetas, obsequios, y más) y honorarios (promotoras, vendedores).

3) ¿Cuál es el costo de diseño y armado de un stand?

Es un aspecto difícil de estimar, pues los stands no deben cotizarse por metro cuadrado. Antes de definir un precio, quien va a realizarlo debe considerar factores como el lugar de la exposición, duración del evento, qué tipo de producto o servicio se va a exponer, cuál es el equipamiento necesario, si se trata de un diseño exclusivo o estándar, así como la cantidad de gente que estará trabajando.

El diseño y armado de un stand se cotiza por el lugar de la exposición, el producto a exponer, la duración del evento, el equipamiento a usar, el grado de exclusividad del diseño y la cantidad de gente que estará trabajando. pero no debe cotizarse según los m2 que ocupará.

4) ¿Puede usarse el stand en otros eventos?

Salvo que desde el comienzo se estipule lo contrario, en general los stands se alquilan. Algunos son diseñados especialmente para volver a armarse, pero ello implica traslados, almacenamiento, etcétera.

5) ¿Con cuánta anticipación debe encargarse?

Cuando la empresa reserva el espacio ya puede acceder a los manuales del expositor. Éstos tienen toda la información necesaria para quienes van a diseñar y construir el stand e incluyen las especificaciones técnicas pertinentes en cuanto a materiales, red eléctrica, aspectos de seguridad, etc. También aclaran cuánto tiempo habrá para el armado y desarme. Según el rubro, hay exposiciones que se realizan de manera semestral (por ejemplo, las de indumentaria o las de regalos) mientras que otras se organizan una vez por año o cada 24 meses. Aun así, lo ideal es consultar a quien va a realizar el stand desde el primer momento, ya que requiere tiempo aunar el diseño, la estética y la funcionalidad del espacio con los objetivos comerciales de la empresa. Hoy, se manejan plazos de entre tres y cuatro meses previos a la exposición.

 3 a 4 meses antes de la feria es el plazo usual para encargar el stand. Antes, hay que reservar el espacio, para acceder a los manuales del expositor.

6) ¿Cómo se atrae la atención del público?

Cada caso es diferente y depende de la exposición, el tipo de público, lo que se exhiba, etcétera. El stand es una extensión de la oficina-empresa-marca, por lo que la arquitectura de ese espacio debe ser acorde con la imagen corporativa. Luego, existen infinitas opciones para atraer visitantes. Una de ellas y cada vez más importante es la tecnología aplicada al espacio a través de juegos interactivos, hologramas, pantallas touch, video wall, proyecciones inmersivas y realidad aumentada. Cada caso es particular y depende del fin comercial o institucional del stand. Pero, sin duda, hay que enriquecer la visita de los asistentes, invitándolos a vivir cada vez más y mejores experiencias.

(*) Pablo Ruda es desde 2005 CEO de BDG Buenos Aires, una empresa de arquitectura publicitaria y comunicación. Es, además, licenciado en administración por la Universidad de Buenos Aires.

Fuente: ieco

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